Migrar los datos a la nube se ha convertido en un asunto urgente y obligatorio para cualquier empresa. Tras la pandemia sanitaria, gran número de compañías han descubierto la multitud de ventajas que ofrece el entorno cloud entre las que están la agilidad en la gestión de empresa, la escalabilidad y disponibilidad bajo demanda. 

 Según el estudio de IDC,  se estima que el mercado español del cloud experimentará un crecimiento anual del 20%.

Son en las PYMES donde encontramos mayor reticencia a la hora de poner en marcha este tipo de proyecto y las que requieren más asesoramiento en cuanto a qué tipo de nube necesita su negocio y como llevar a cabo esta transición. Un obstáculo frecuente a la hora de planear la transformación digital es que la explicación de la transición a la nube resulta abstracta. Aunque seamos conscientes de la flexibilidad y rentabilidad de usar la nube, tal vez no se ve claro cómo empezar con el proceso de migración.

A continuación, explicamos en materia de herramientas colaborativas, cómo llevar el sistema de comunicación a la nube y las ventajas con las que contarás una vez finalizado el proceso.  

·       Visualiza objetivos finales

Antes de empezar a pasar tus herramientas a Cloud, o incluso antes de planear ese movimiento, deberías valorar primero el resultado final que quieres conseguir. 

Por ejemplo, ¿quieres mejorar la productividad? ¿Reducir los tiempos muertos en general? ¿Qué herramientas de colaboración estás usando ya y cuáles te gustaría llevarte a la nube? 

Otra cuestión a tener en cuenta es identificar elementos de comunicación que te gustaría tener en la nube. Es posible añadirlos después de la migración, por supuesto, pero te quitarás un dolor de cabeza a posteriori si sabes de antemano las herramientas que vas a necesitar.

·       Prioriza las herramientas que quieres migrar

Cuando tengas claros tus objetivos, puedes empezar a desarrollar una hoja de ruta. El primer paso en este proceso es identificar las prioridades, y en concreto las soluciones de colaboración Cloud que vas a necesitar primero.

Ten en cuenta que no deberías interpretar este “primero” como “más valioso” o “la herramienta que vas a usar con mayor frecuencia”. El punto de este paso no es predecir qué herramienta te resultará más útil, sino establecer los cimientos de tu futura arquitectura Cloud. Normalmente, esto incluirá datos de contacto, opciones VoIP y de videoconferencias, pero cada caso puede ser diferente. Lo importante es pensar en las bases de tu infraestructura digital que resulta imprescindible para que tus comunicaciones sigan funcionando.

·       Evalúa la red y prueba opciones

Con estos elementos de comunicación iniciales en la nube, habrás configurado parcialmente tu red, lo que implica que puedes empezar a probar cómo funciona la red Cloud.

Estas pruebas implican un análisis general de la velocidad y la estabilidad de la red, aunque es igual de importante valorar el uso de las herramientas que has pasado a la nube. Cualquier opción VoIP, vídeo o incluso chat deberá ser testeada en entornos de prueba, valorando tantos escenarios como sea posible durante todo el proceso.

·       Implementa y haz partícipe al resto de empleados

Obviamente, el objetivo final de cualquier transición Cloud debería ser conseguir que los empleados utilicen el sistema lo máximo posible. Sin embargo, en la práctica, suele ser necesario pasar por un periodo de transición hasta que esto realmente se consigue. Seguramente los profesionales necesitarán algo de formación antes de usar la nueva red correctamente y es posible que necesiten incluso un tiempo adicional para aclimatarse mentalmente a abandonar su anterior sistema instalado en el local o su configuración híbrida previa.

Para facilitar esto, es crucial dejar que el periodo de transición se produzca. Impartir la formación necesaria y permitir que los empleados comenten y compartan sus opiniones sobre el funcionamiento de la red; será más fácil implementar cualquier cambio futuro en la red cuando todavía esté en la fase inicial. 

En cualquier caso, será importante contar con la implicación de tantos empleados como sea posible, de modo que las primeras valoraciones sean representativas del uso real que se dará a la red.

·       No cierres la puerta a futuras actualizaciones y mejoras

Cuando la arquitectura Cloud sea estable y todos los empleados estén involucrados, la parte más dura de la transición a la nube ya estará completada. Ahora bien, no por ello deberías dejar de pensar en planes futuros para tu infraestructura. 

Uno de los principales beneficios de este sistema es su escalabilidad y la facilidad para implementar mejoras y actualizaciones. En consecuencia, no deberías pensar en tu migración inicial como el último escalón al que puede aspirar tu red. A medida que utilices tu red de comunicaciones Cloud, no pierdas de vista el lanzamiento de nuevas herramientas o simplemente las mejoras disponibles sobre la propuesta que ya tienes. 

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