Nos encontramos en un momento en el que necesitamos de la tecnología para suplir las restricciones de movilidad y de horarios. En los últimos meses, han sido muchas las organizaciones con oficinas de atención al público, que demandan herramientas que les permita gestionar citas y visitas al centro, sobre todo en el ámbito público.

Todavía existen organismos, que, hasta la fecha, son los puestos administrativos los que conciertan citas de manera telefónica. Según datos de trabajadores que recogen este tipo de llamadas, atender y concertar una cita con un ciudadano puede llevar una media de dos minutos. Este dato, a una media de quince veces al día, podría suponer una pérdida de quince jornadas laborales.

A esto anterior, hay que sumarle las interrupciones que conllevan coger la llamada de teléfono, y la limitación horaria, teniendo en cuenta que los habitantes del municipio se tienen que adecuar al horario de oficina y la mayoría de las veces, le dejan en llamada en espera durante largos minutos.

Pues bien, una vez que hemos vuelto a la nueva normalidad con restricciones, las organizaciones que todavía no contaban con herramientas digitales de reservas de citas se han visto obligadas a contar con ellas. Los aforos limitados y las distancias obligatorias han llevado a que los ciudadanos demanden soluciones digitales que puedan gestionar desde sus móviles.

Por poner un ejemplo, un ayuntamiento que se actualiza y pone a disposición de sus habitantes una aplicación para realizar gestiones hace que crezca la satisfacción de sus usuarios, posicionándose como una entidad actualizada y preocupada por sus vecinos, sin hacerle pasar por llamadas interminables o arriesgarse a que acudan sin cita con todo lo que esto conlleva en tiempos de pandemia.

PRINCIPALES VENTAJAS

Conscientes de esta necesidad, el equipo de Keycoes ha puesto en marcha el desarrollo de un sistema de cita previa que permite organizar de manera eficiente la vuelta a la normalidad para trámites administrativos. Con esta solución los organismos se beneficiarán de las siguientes ventajas:

·      EFICIENCIA Y OPTIMIZACION DE RECURSOS y mejora de la eficiencia mediante la previsión adecuada de la carga de trabajo y los tipos de atenciones.

·      EVITAR COLAS en zonas con mucha afluencia de personas en espacios cerrados.

·      MEJORAR LA ATENCIÓN y experiencia del usuario, reduciendo los tiempos de espera, transmitiendo buena gestión, organización y prudencia por parte del organismo.

·      PROCEDIMIENTO CÓMODO para formalizar la reserva de cita previa de una manera cómoda, en tan solo tres o cuatro pasos, evitando tener que acudir presencialmente por lo que no hay interacción manual en ningún momento.

·      INFORMACIÓN en tiempo real acerca del uso que se hace de los diferentes servicios, accediendo a la misma a través de un cuadro de mando Incremento de la flexibilidad para incorporar nuevos servicios y trámites y una mayor autonomía de gestión de agendas a las unidades.

Ventajas para el personal del organismo:

·   SENCILLEZ Y FLEXIBILIDAD Configuración sencilla y flexible, ofreciendo una gran facilidad de uso y una navegación intuitiva para el funcionariado

·      PERSONALIZACIÓN. Imagen personalizada en función de la identidad corporativa de la empresa

·  GARANTIZA LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN. Nuestro sistema garantiza los máximos niveles de seguridad y cumplimiento de RGPD.

·      INTEGRACIÓN EN WEB CORPORATIVA. Posibilidad de integrarlo en la web de la organización a través de redirección.

·   DISPOSITIVO MÓVIL. A través del propio smartphone podrá obtener la cita y realizar la espera fuera del centro, así como recibir un aviso cuando vaya a ser su turno, para evitar aglomeraciones y cumplir con las normas y medidas de seguridad.

·   SISTEMA RECORDATORIO DE CITAS. La persona recibe un email con la confirmación de su cita y un localizador con la opción de modificar o cancelarla. El sistema ofrece la posibilidad al usuario de poder obtener citas previas desde cualquier dispositivo móvil.

Esta aplicación empresarial es replicable a cualquier negocio que requiera organizar citas y recoger datos de personas con el objetivo de ofrecer una excelente experiencia de uso y gestión a sus usuarios, así como optimizar esta gestión con una aplicación que ofrece grandes oportunidades.

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